quinta-feira, setembro 20

Funções administrativas: Organização

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Falamos no artigo anterior sobre planejamento, que é a primeira função administrativa. Hoje vamos falar sobre a segunda: organização. A palavra organização, pode ter mais de um significado:

– Pode ser utilizada quando me refiro a uma empresa, baseada na divisão do trabalho, onde contém planejamento, metas, hierarquias e manuais, ou seja, uma empresa formal;

– Organização informal, que pode ser de pessoas, inclusive dentro de uma empresa (grupos e demais relações);

– Organização como função administrativa, que faz referência ao ato de organizar e estruturar processos e recursos para o atingimento das metas e melhoria da produtividade;

Desta maneira, organizar o ambiente de trabalho consiste em:

Dividir o trabalho, determinando as atividades específicas necessárias em prol do atingimento dos objetivos – podendo chamar de especialização;

Agrupar e ajustar as atividades em uma estrutura lógica, facilitando a execução das atividades cotidianas – podendo chamar de departamentalização;

Organizar pessoas e funções – colocar a pessoa certa na atividade certa, organizando cargos, atividades e diminuindo a desmotivação da equipe.

A organização pode ser estruturada em 3 níveis: global, departamental e operacional. No nível global, o processo de organizar se dá de maneira sistêmica, já no departamental e operacional, de maneira específica por departamento/cargo/atividade.

No nosso cotidiano, podemos utilizar da organização como ferramenta para tomada de decisões, pois ela possibilita maior agilidade quando necessito de uma informação/documento.

Um ambiente organizado é mais claro e transparente, pois permite que os processos sejam realizados de maneira segura (principalmente quando crio um check-list de documentos ou passos necessários para se desenvolver determinada tarefa), facilitando não apenas o trabalho do gestor, que tem o trabalho de fiscalizar facilitado, como o do colaborador, que possui um norte para executar a atividade.

Portanto, uma mesa arrumada, um computador organizado (por pastas, planilhas), arquivos criados por datas (ano/meses/dia), por ordem alfabética ou por assunto, e uma caixa de e-mail que trabalhe a seu favor (subpastas de pendências, resolvidos, separação por assuntos, etc), são facilitadores dos trabalhos do dia a dia, evitando perca de tempo em atividades desnecessárias.

E uma dica valiosa: organize sua agenda / planejamento diário elencando prioridades. Chegar no trabalho e ter listadas as atividades que preciso realizar no dia (as urgentes e importantes primeiro), são economizadores de tempo. Quando tenho definido o que preciso executar, posso utilizar isso como ferramenta na busca de estratégias que me tragam a solução ou atingimento dos objetivos.

Chiavenato, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 8. Ed – RJ, Elseiver.

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Sobre o Autor

Mariely Biff

Professora Universitária e Consultora em Agronegócios no estado de Mato Grosso. Também atua como voluntária da ONG Por1Sorriso e é fundadora da ONG Seja Luz.

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