6 dicas para ajudar a sua empresa a se restabelecer em momentos de crise

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Enfrentar momentos de crise em uma organização está longe de ser uma tarefa fácil. Em meio a tantas dúvidas, alguns gestores acabam por tomar decisões precipitadas e muitas vezes sem planejamento.

Ao longo da minha carreira, atuando como consultor em empresas que enfrentavam crises financeiras, pude identificar, durante a realização de diagnósticos, ausência de algumas práticas que são fundamentais para a gestão de qualquer empresa, principalmente nas pequenas e médias, como também em grandes corporações.

No presente artigo, compartilharei com vocês algumas dicas que podem contribuir para o reequilíbrio de seus resultados.

1.  Ter conhecimento de todos os credores por modalidade e valores

É muito importante que se faça, diariamente, um relatório atualizado de todos os credores da empresa.

Este relatório deve ser elaborado de forma que o mesmo esteja agrupado por tipo de produto e/ou serviço, como por exemplo: grupo de fornecedores de matéria-prima, transportes, manutenção, serviços técnicos, etc., bem como seus respectivos valores, datas de vencimento e encargos moratórios.

Além das informações acima, é de suma importância conhecer qual a política de juros e a forma de pagamento que cada fornecedor possui em sua política comercial.

De posse de tais informações, cabe aos responsáveis pelas áreas de finanças e de compras elencarem em conjunto com os gestores das áreas demandantes o grau de importância de cada um, levando em consideração a política de preços, prazos, qualidade e comprometimento destes com a organização, além de manterem em seu banco de dados uma relação de outros fornecedores que poderão ser acionados a qualquer tempo.

2.  Possuir relação completa de todos os clientes ativos e inativos

Seguindo os mesmos critérios a serem adotados para elaboração de relatório dos fornecedores, a empresa deverá possuir todas as informações relativas à sua carteira de clientes.

Para tanto, importante se faz segregá-la, também, por tipo de produto e/ou serviços que cada cliente adquire, a frequência, quantidade e o histórico de faturamento e de recebimento.

Já no que tange aos clientes inativos, uma dica é buscar, caso não tenha registrado, informações que levem às razões pelas quais deixaram de adquirir seus produtos.

Paralelamente ao levantamento destas informações, a empresa deve manter sempre atualizado o registro de pesquisas que respondem à três questões: Qual a capacidade da sua empresa? O que os clientes buscam? Qual sua posição entre os concorrentes?

3.  Precisão na projeção do Fluxo de Caixa

Tendo em vista que já temos o levantamento de todos os dados relativos aos itens 1 e 2 acima, ou seja, todas as informações das contas a pagar e a receber, via de regra, teremos o primeiro esboço do fluxo de caixa com base nas operações já realizadas.

Após este levantamento, o responsável pela área de finanças deverá se reunir individualmente com o gestor de cada área com o objetivo de obter informações acerca da necessidade de compra da empresa, bem como com o gestor da área comercial no sentido de obter as informações relativas à projeção das vendas.

Sugere-se que o fluxo de caixa possua projeção para, pelo menos, noventa dias e que o mesmo seja revisado e atualizado diariamente.

4.  Domínio das margens de contribuição e resultados de cada produto

O conhecimento do custo real de cada produto e sua respectiva margem de contribuição é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Sem o mesmo, a empresa se torna vulnerável e suscetível a grandes prejuízos.

Sempre que aprofundava o diagnóstico, percebia que em muitos casos ou até mesmo em sua maioria, as empresas não possuem controle da apuração do custo de cada produto. Geralmente, se utilizam do resultado geral da empresa para a tomada de decisões.

Neste sentido, a apuração do resultado das vendas de cada produto se torna um instrumento de grande valia e fundamental para tomada de decisões.

5.  Utilização de indicadores de desempenho de processos (KPIs)

Assim como manter precisão no fluxo de caixa e conhecer o custo real de cada um de seus produtos e seus respectivos resultados, é muito importante que a empresa monitore o desempenho de seus processos através de indicadores específicos.

Os indicadores de desempenho de processos (KPIs, do inglês: Key Performance Indicator) são usados para o monitoramento das atividades da empresa e são importantes para rastrear e seguir o andamento dos processos, coletando informações relevantes e disponibilizando-as de forma acessível para que os gestores estudem e tomem as decisões corretas. Exemplo de alguns indicadores básicos que deverão ser utilizados:

– Indicadores de Capacidade: medem a relação entre a quantidade que se pode produzir e o tempo para que isso ocorra, por exemplo: a fábrica tem capacidade para produzir 2 toneladas de fertilizantes por mês;

– Indicadores de Produtividade: medem a relação entre as saídas geradas por um trabalho e os recursos utilizados para isso, exemplo: um operário consegue instalar 25 m² de piso em uma hora, enquanto outro consegue instalar apenas 12 m² de piso em uma hora, portanto, é menos produtivo que o primeiro;

– Indicadores de Qualidade: medem a relação entre tudo que foi produzido em relação às que não apresentaram defeitos ou inconformidades, como por exemplo: 350 peças adequadas a cada 400 produzidas;

– Indicadores de Lucratividade: medem a relação percentual entre o lucro e as vendas totais, exemplo: foram vendidos R$ 150.000,00 em mercadorias e apurado um lucro de R$ 22.500,00. Portanto, a lucratividade foi de 15%;

– Indicadores de Rentabilidade: medem a relação percentual entre o lucro e o investimento realizado na empresa, exemplo: na mesma empresa do exemplo anterior foram investidos R$ 400.000,00, com um lucro de R$ 22.500,00, portanto, a rentabilidade foi de 6%;

– Indicadores de Competência: medem a relação da empresa com a concorrência, podendo o Market Share ser utilizado para isso;

6.  Constituição de Comitê Gestor

De posse de todas as informações, da elaboração do fluxo de caixa e dos demonstrativos de resultado, bem como dos principais KPIs, uma dica muito importante é a constituição de um Comitê Gestor.

Este Comitê terá como membros os gestores de cada área a fim de discutirem quais as prioridades a serem tomadas na empresa.

Sabe-se, de antemão, que a primeira ação a ser tomada, será a criação das estratégias de reestruturação, incluindo, mas não se limitando, às estratégias de negociação com todos fornecedores, de redução de custos e despesas, da criação de novas políticas comerciais, da busca por parceiros estratégicos, criação de novos produtos, eliminação/suspensão da industrialização e comercialização de produtos com margens negativas e, inclusive, sobre o plano de redução da folha de pagamentos.

É muito importante que a empresa defina metas claras e objetivas para redução dos custos e das despesas e que adote política comercial agressiva.

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